Una auditoría interna realizada a la Dirección Nacional de Sanidad Policial del Ministerio del Interior dejó como resultado fallas y riesgos extremos en la gestión de los medicamentos por parte del ente que, entre otras cosas, se encarga de la gestión del Hospital Policial.
En concreto, la auditoría se extendió por el funcionamiento de 2021 y abarcó el proceso de administración de medicamentos por parte del Servicio Logístico de Medicamentos (SLM) y el Servicio de Dispensación Ambulatoria de Medicamentos (SDAM) de Sanidad Policial.
Insuficiencia de controles
El informe concluyó que el proceso de dispensación de medicamentos y los controles implementados durante el mismo “no son suficientes, ni se cuenta en todos los casos con evidencia de los realizados”.
Asimismo, el documento refleja la detección de una falla en la unidad encargada del control de inventarios al no contar esta “con la ascendencia jerárquica acorde a sus responsabilidades”. A su vez, sostiene que los controle que se utilizaron no garantizan un adecuado control y monitoreo de stock.
El informe publicado por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) sostiene que el sistema informático usado por el departamento “no se ajusta a las necesidades”. Debido a esto, es necesario “una mayor intervención de los funcionarios” lo que da “lugar a la duplicidad de tareas” en algunos casos. Además, reprocha que aunque existan respaldos informáticos estos están dentro de las mismas instalaciones del hospital.
En total, los medicamentos dispensados por la Sanidad Policial en 2021 costaron casi 213 millones de pesos. Sin embargo, no se dispone “de indicadores suficientes que permitan medir la racionalidad del consumo de medicamentos”. Además, las planillas que se usaron para el seguimiento de canje y destrucción “no son íntegras y la documentación que las respalda es incompleta”.
Por otro lado, se acusa que el SLM “no cuenta con las instalaciones adecuadas para el almacenamiento y conservación de los medicamentos”.
Riesgos “extremos”
El informe resalta la detección de cinco irregularidades de riesgo “extremo”, que se traducen en debilidades de nivel “muy significativas” que deben solucionarse “a la brevedad”.
Dispensación de medicamentos
En cuanto a la dispensación de medicamentos en SDAM, se detectó un problema en tanto los controles implementados por esta “no son suficientes para asegurar la dispensación adecuada de medicamentos, ni se cuenta en todos los casos con evidencia de los controles realizados”. El documento advierte que en una muestra del 20% de los medicamentos entregados en un día por este servicio se registró que el 25% de los medicamentos se otorgaron sin algunas de las formalidades necesarias. Esto tiene como riesgo la posibilidad del robo de medicamentos, las pérdidas económicas y la entrega de medicamentos que no corresponden a la prescripción. Para este inconveniente la auditoría recomienda la realización de controles cruzados, dejar en evidencia todos los controles hechos y hacer extensivo el uso de las recetas impresas.
Control de inventarios
La auditoría arrojó que “no se verifica un adecuado control y monitoreo del stock de medicamentos”. En consecuencia, se exponen a riesgos como el no poder identificar las diferencias de stock, así como responsabilidades; el trasiego de medicamentos para solventar las diferencias de inventario; corregir errores del sistema mediante la compensación de diferencia; el robo de medicamentos y las pérdidas económicas.
Para la subsanación de este punto se propone jerarquizar la unidad de gestión de stock, el monitoreo global del mismo, el diseño e implementación de controles que garanticen el control de inventarios y la adecuación del sistema para identificar con claridad los ajustes cuando se originan por sobrantes o faltantes de medicamentos.
Sistema sin funcionalidades básicas
Otro punto extremo detectado es la existencia de un sistema informático sin las “funcionalidades básicas” que permitan a una “gestión eficiente de los medicamentos”. Este sistema no tiene una alerta que permita saber el mínimo, máximo y óptimo del stock, así como tampoco permite conocer el lote y vencimiento de los medicamentos en stock.
De esta manera, Sanidad Pública se arriesga a “no contar con los medicamentos en tiempo y forma”, a dispensar medicamentos sin consideras las condiciones de la prescripción médica y a poner en riesgo la salud del paciente. Por ello, se propone solucionar los errores detectados en el sistema, incorporar al sistema lo detectado como faltante, entre otras.
Respaldos en la misma sede del hospital
La auditoría apuntó a que, si bien existen respaldos de información, los mismos descansan en las propias instalaciones del hospital, lo que hace imposible que en caso de siniestros se pueda recuperar información crítica necesaria. En este sentido, el documento recomienda que el respaldo repose fuera de las instalaciones del hospital.
Infraestructura insuficiente
El informe arroja que las instalaciones en el SLM no cumplen con la normativa vigente con respecto al depósito para el almacenamiento y conservación de medicamentos. Entre otras cosas, estas no disponen de cámaras de seguridad, además de que la ventilación o refrigeración no cubre todo el depósito, los espacios son reducidos para el tránsito de productos y personal y se detectó presencias de cajas de medicamentos en el piso.
Además, no se cumple con las condiciones de seguridad ya que los empleados manifestaron que por razones de conservación de medicamentos suelen dejar la puerta abierta de la habitación donde se almacenan, en especial los días de extremo calor y en los horarios que el depósito está cerrado.
Ante el riesgo de daño y robo de los medicamentos, la auditoría propone que se cumpla con la normativa y se dote con los recursos materiales necesarios para el cumplimiento correcto de las labores.
