¿Qué es un archivo documental?
Un archivo documental es un conjunto organizado de documentos que comparten un contexto de interés y cuentan con la suficiente importancia como para ser conservados a largo plazo, como pueden ser fuentes históricas, papeles administrativos o evidencias científicas. Por extensión, también se suele llamar “archivo” a los lugares donde se depositan, organizan y custodian este tipo de colecciones, así como a las instituciones encargadas de dicha labor.
Los archivos documentales han sido fundamentales para la humanidad, ya que en ellos se preserva y organiza la información valiosa para las generaciones futuras. Desde la Antigüedad, ha habido grandes archivos documentales, como la célebre Biblioteca de Alejandría, donde se almacenaban cientos de rollos de papiro con obras científicas y literarias de la época. En las antiguas Grecia, Roma y China, también hubo iniciativas semejantes, cada una con sus propios métodos de organización.
La disciplina que estudia los archivos documentales y sus métodos de catalogación se llama archivología, y está asociada a la bibliotecología y las ciencias de la información. Este campo sufrió una importante renovación a partir del surgimiento de la informática y los sistemas automatizados de datos. De allí que también se use el término “archivo” en el lenguaje de la computación.
¿De dónde viene la palabra “archivo”?
El término “archivo” viene del latín archivum, traducción latina de la voz griega arjion, con que en la Grecia clásica se nombraba el edificio donde residían los magistrados de la polis. Estas figuras de autoridad eran las encargadas de hacer cumplir las decisiones de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, y por ende custodiaban también los documentos públicos y administrativos.
Características de un archivo documental
En términos generales, los archivos documentales se caracterizan por lo siguiente:
Contienen y preservan información valiosa. Pueden estar integrados por cualquier clase de documentos, como fotos, contratos, poemas, grabaciones, entre muchos otros. Los archivos documentales son fundamentales para la labor histórica, científica, artística y administrativa.
Organizan su contenido de un modo específico. No solo contienen y preservan la información, sino que la clasifican y organizan de modo tal que luego pueda ser recuperada. La diferencia entre una pila de papeles y un archivo documental radica, justamente, en el orden interno de la colección.
Conforman un patrimonio común. Dado que muchos de sus materiales son originales o insustituibles, forman parte valiosa de la memoria colectiva de las sociedades o las instituciones. En ese sentido, sirven tanto para la comprensión del pasado como para la toma de decisiones futuras.
Tipos de archivos documentales
Existen varias formas de clasificar los archivos documentales: según su modelo de organización, según la vigencia de su información o según el tipo de materiales que contienen.
Según su modelo de organización
Dependiendo de la manera en que se disponga su contenido, los archivos documentales pueden ser de tres tipos: centralizados, descentralizados o mixtos.
Archivos centralizados. Se llama así a los archivos únicos de alguna institución u organización, a los cuales es destinado todo el material a preservar, independientemente de su procedencia o su tipo. Los archivos centralizados son más voluminosos y requieren de más trabajo, pero liberan a las demás áreas de la necesidad de custodiar su propia memoria.
Archivos descentralizados. Se llama así a los archivos distribuidos en distintas áreas o sectores de la institución u organización, de modo tal que cada una de ellas realice su propia labor documental y preserve su propio legado. Este modelo requiere de menos espacio y no necesita un equipo especializado, pero corre el riesgo de duplicar la información o de hacer difícil su recuperación si se trata de una solicitud de otra área.
Archivos mixtos. Se llama así a los archivos que combinan rasgos de los archivos centrales y descentralizados. Tienen distintas áreas en donde se almacena la documentación, pero a la vez una autoridad central que la supervisa, organiza y recupera cuando hace falta.
Según la vigencia de su información
Dependiendo de la utilidad inmediata de su información, puede distinguirse entre archivos documentales activos, semiactivos o inactivos.
